ทำอย่างไรจึงจะบรรลุการจัดการคุณภาพที่มีข้อบกพร่องเป็นศูนย์?

01
ข้อบกพร่องเป็นศูนย์มีข้อกำหนดสูงสำหรับคุณภาพงาน และต้องการความท้าทายจากความเข้าใจทั่วไป เช่น สิ่งสำคัญมาก: ทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก ข้อกำหนดนี้อาจก่อให้เกิดความขัดแย้ง: เป็นไปได้อย่างไร? งานกระทำโดยผู้คน และผู้คนไม่ใช่นักบุญหรือเครื่องจักร พวกเขาจะรับประกันได้อย่างไรว่างานจะเสร็จเรียบร้อยในครั้งแรก?
แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับสถานะการจัดการของบริษัทส่วนใหญ่ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ ที่จริงแล้วการทำงานให้ถูกต้องในครั้งแรกก็เหมือนกับการทำงานให้ถูกต้องในครั้งที่สองหรือครั้งที่สิบ ข้อผิดพลาดเป็นเพียงเรื่องของความน่าจะเป็น และจะไม่แตกต่างกันเนื่องจากจำนวนครั้ง ดังนั้น "การทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก" จึงต้องการเพียงทัศนคติในการทำงานที่มุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศเท่านั้น การทำงานให้ถูกต้องในครั้งแรกไม่เพียงแต่จะช่วยลดความสูญเสียที่เกิดจากความผิดพลาดครั้งแรกเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานสามารถปรับปรุงข้อกำหนดในการทำงานระยะยาวในอนาคตได้อีกด้วย พนักงานจำนวนมากแสวงหาเพียง "เกือบ" ในที่ทำงาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการผ่อนปรนข้อกำหนดเป็นครั้งแรก ข้อผิดพลาดได้รับอนุญาตเป็นครั้งแรก และจะได้รับอนุญาตในอนาคตด้วย อย่างไรก็ตาม สำหรับข้อผิดพลาดแรกๆ 100% ประสิทธิภาพใดๆ ในอนาคตถือเป็นความก้าวหน้า และไม่มีความกดดันในการปรับปรุงวิธีการทำงานเลย ทัศนคติและความต้องการในตนเองดังกล่าวจะหยั่งรากลึกลงในหัวใจของพนักงาน เช่นเดียวกับการ "ปลูกฝัง" ความรู้สึก "ไม่แยแส" แม้ว่าพวกเขาจะทำงานหนักและทุ่มเทในการปฏิบัติงาน แต่ผลลัพธ์ก็ยังไม่เป็นที่น่าพอใจเสมอไป ทุกคนควรติดตามทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก การทำตามขั้นตอนแรกอย่างถูกต้องเท่านั้นจึงจะรับประกันได้ว่าทุกขั้นตอนในอนาคตจะมั่นคง ใครก็ตามที่อุทิศทั้งหัวใจและจิตวิญญาณให้กับงานของเขา จะทำให้ทุกๆ "ครั้งแรก" ของตัวเองเกือบจะสมบูรณ์แบบอย่างแน่นอน และจะตระหนักถึงคุณค่าที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเขาและประสบความสำเร็จในชีวิตด้วย ในการ "ทำงานให้ถูกต้องในครั้งแรก" ก่อนอื่นให้ชี้แจงคำจำกัดความของ "ทำสิ่งที่ถูกต้อง" นั่นคือ ภายใต้สมมติฐานของเป้าหมายที่ชัดเจน ประเมินและรับผลงานที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์การตัดสินที่วัดผลได้และชัดเจน ในที่นี้เราจะเห็นคำสำคัญซึ่งก็คือ "มาตรฐาน" ตราบเท่าที่ยังมีมาตรฐานก็สามารถรับประกันได้ว่างานจะทำถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก ดังนั้นในการทำงานประจำวัน ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องกำหนดมาตรฐานสำหรับงานของคุณ ในฐานะผู้บริหาร คุณต้องเห็นและเข้าใจมาตรฐานเหล่านี้ พื้นฐานของการทำงานที่ไม่มีข้อบกพร่องคือการป้องกัน หากคุณชดเชยข้อผิดพลาดหลังจากที่มันเกิดขึ้น คุณจะไม่มีวันได้รับข้อบกพร่องเป็นศูนย์
02
เราสนับสนุนให้มีข้อบกพร่องเป็นศูนย์ ไม่เพียงแต่เพื่อจูงใจพนักงานเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงคุณภาพงาน และเพิ่มมูลค่าของพนักงานอีกด้วย ข้อบกพร่องเป็นศูนย์ไล่ตามความสมบูรณ์แบบ สมาชิกทุกคนของบริษัทจะต้องมุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนด "ครั้งแรก" และ "ทุกครั้ง" ในที่ทำงาน ในการ "ทำงานให้สำเร็จในครั้งแรก" อันดับแรกเราต้องแน่ใจว่าเป้าหมายชัดเจนและมีทัศนคติที่ถูกต้อง เพราะเมื่อเป้าหมายได้รับการแก้ไขเท่านั้นจึงจะสามารถดำเนินการงานทั้งหมดของเราได้และรับประกันทิศทางและความแม่นยำของงานได้ หากเป้าหมายไม่ถูกต้อง ก็จะไปในทิศทางตรงกันข้ามโดยธรรมชาติ ยิ่งคุณทำดีเท่าไร ต้นทุนก็จะยิ่งสิ้นเปลืองและสูญเสียมากขึ้นเท่านั้น ประการที่สอง เราต้องแก้ไขทัศนคติของเราในที่ทำงาน เชื่อว่าคุณทำได้ และตัดสินใจทำให้ตัวเองประสบความสำเร็จในครั้งแรก เพียงแค่เชื่อมั่นในตัวเองและสร้างความมุ่งมั่นและความกล้าหาญอย่างแรงกล้าเท่านั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถยืนหยัดได้เมื่อเผชิญกับความยากลำบากและความสับสน เพื่อให้งานเสร็จเรียบร้อยในครั้งแรก เราต้องแยกแยะลำดับงานหลักและรอง รวมถึงความสำคัญและความเร่งด่วนของงานด้วย เรามักจะสับสนในที่ทำงาน และสาเหตุอาจเป็นเพราะเราไม่สามารถจัดการความสัมพันธ์หลักและรองของงานต่างๆ ได้ดี หากเกิดความวุ่นวายเราต้องหาเบาะแสคร่าวๆ ก่อนว่า จะต้องแก้ไขปัญหาอะไรก่อน? ปัญหาอะไรที่สามารถกันไว้ชั่วคราวได้? อย่าปล่อยให้สถานการณ์ “เสียแตงโม เก็บเมล็ดงา” เกิดขึ้น เน้นที่งานสำคัญให้เสร็จก่อน และงานรองมาเป็นอันดับสอง งานอื่นๆ ที่ผู้อื่นสามารถทดแทนได้สามารถส่งมอบให้กับผู้อื่นด้วยความมั่นใจและความกล้าหาญ แต่จะต้องส่งมอบและยืนยันอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ เมื่อคุณรีบ คุณมักจะลืมงานบางอย่างที่ควรทำให้เสร็จภายในระยะเวลาหนึ่งโดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก ดังนั้นเมื่อรู้ว่าอาจมีหลายงานปรากฏขึ้นพร้อมๆ กัน ก็ควรรีบจดลงในกระดาษหรือจัดเรียงงานทั้งหมดที่จะเสร็จในใจให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไรก่อน จะทำอะไรต่อไป และจะทำอย่างไรสุดท้าย การทำงานให้ถูกต้องในครั้งแรกยังทำให้เราต้องสรุปงานประจำวันของเราอย่างรอบคอบมากขึ้น จำแนกข้อผิดพลาดในงานก่อนหน้า และค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาดเหล่านี้ ด้วยวิธีนี้ เราสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการได้ หากเรารู้สึกไม่แน่ใจจริงๆ เราก็สามารถขอความช่วยเหลือได้เช่นกัน เพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาสามารถเป็นผู้ช่วยเหลือของเราได้ มาทบทวนอีกครั้ง: ชี้แจงเป้าหมาย ทำความเข้าใจมาตรฐาน ทัศนคติที่ถูกต้อง เรียงลำดับ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป